Хранение первичной документации. Главное

Хранение первичной документации – мероприятие, строго регламентированное целым рядом нормативных и подзаконных актов. Вместе с тем, «разбросанность» норм по актам и их разрозненность, нередко является причиной возникновения серьезных проблем у предпринимателей, многие из которых не владеют даже начальной информацией об организации процесса хранения первичной документации.

В то же время несоблюдение установленных законом предписаний может стать основанием для привлечения компании и  должностных лиц к административной ответственности. Штрафы довольно высоки.

Прекрасной превентивной мерой в данном случае является сотрудничество со специализированными архивными центрами, организующими хранение документов на профессиональном уровне. Такие фирмы способны помочь с организацией документооборота компании-клиента и созданием ее архива.

В перечень услуг таких организаций также нередко входят мероприятия по сканированию документов, созданию электронного архива.

Но на профессионалов надеясь, самим «плошать» тоже не стоит. Тем более что перечень основных действий невелик  и включает в себя:

1. Хранение первичных документов до их передачи в архив. Согласно действующим стандартам, данное мероприятие осуществляется бухгалтерией организации, в которой должны быть установлены для этих целей закрывающиеся шкафы.  Неплохо, если для первички удастся и вовсе выделить отдельное помещение. Но не достаточно просто поместить папки на полки или стеллажи. Необходимо также назначить лицо, ответственное за их хранение и оформить это надлежащим образом (приказом, положением, инструкцией и т.д.).
2. Организация электронного архива. Согласно действующему законодательству, некоторые организации вправе хранить первичную документацию в электронном виде. Разумеется, данное действо строго регламентировано законом и нуждается в соблюдении целого ряда правил.
3. Передача документов для хранения в архив. Этому мероприятию предшествует создание последнего. Как мы уже отмечали, возможно, также сотрудничество с аутсорсинговыми фирмами, оказывающими услуги хранения документов на профессиональном уровне. В этом случае взаимоотношения сторон регламентируются договором, распределяющим права и обязанности заказчика и исполнителя. Возможно также содействие последнего в создании архива.
4. Уничтожение документов по истечении сроков их хранения.

Все указанные этапы регламентированы законом. В том числе ФЗ «О бухгалтерском учете», ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. и др. И это, не считая ведомственных инструкций и рекомендаций. Изучение столь широкого спектра нормативно-правовых актов для многих компаний может оказаться нецелесообразным расходованием трудовых ресурсов. Но выход есть – поручив организацию процесса хранения первичной документации профессионалам, можно сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, не отвлекаясь на улаживание сопутствующих ей формальностей.