3 способа улучшить документооборот с помощью SAP DMS

Обеспечить сохранность важных документов, безопасно делиться ими с другими пользователями и строго придерживаться всех нормативных актов

SAP Document Management System (SAP DMS) — это SAP-решение для хранения, управления и редактирования документов и цифровых активов.

LeverX — сертифицированный партнер SAP, который занимается разработкой, внедрением и развертыванием SAP-решений с 2003 года. По мнению экспертов компании, SAP DMS поможет обеспечить сохранность важных документов, безопасно делиться ими с другими пользователями и строго придерживаться всех нормативных актов.

И вот как.

Контроль всех этапов жизненного цикла документов

В SAP DMS под каждый документ создается отдельная запись — эквивалент файловых папок в любой стандартной операционной системе. Каждая такая запись содержит всю необходимую информацию о документе:

  • свойства документа. Например, его размер, количество страниц, типы приложений, место хранения и т.д.;

  • классификационные данные;

  • ссылки на другие объекты SAP, которые связаны с тем или иным документом.

Для того, чтобы документооборот был интуитивно понятным, SAP DMS вводит систему статусов для отслеживания и контроля документов на всех этапах их жизненного цикла.

Начинает его любой документ в статусе “In Work” или “New”. Файлы с таким статусом можно редактировать, обновлять или удалять. Когда все необходимые изменения внесены, а файл передан на согласование, ему присваивается статус “In Review”. Пока документ находится на стороне менеджера или делопроизводителя, вносить какие-либо изменения в него нельзя.

Если документ не утвержден, он возвращается в статус “In Work”; если прошел согласование — в статус “Released”.

Доступ из любой точки мира

SAP DMS предоставляет пользовательский интерфейс, который позволяет получить доступ ко многим современным файловым репозиториям. То есть документы могут храниться не в самой системе SAP DMS, а в сложных архивах, например KPRO или Documentum.

Благодаря сетевому файловому ресурсу и облачному хранилищу вы можете получить доступ к необходимым документам в любом месте.

Используя все необходимые инструменты для хранения и кеширования, пользователи SAP DMS могут совместно работать над одним и тем же файлом в режиме реального времени. Система настроит доступ для каждого пользователя и избавит от проблем с пропускной способностью для тех, кто работает с документами удаленно или в местах с плохим подключением к интернету.

Один документ для многих объектов

Сталкивались ли вы когда-нибудь с документами, который были необходимы для выполнения сразу нескольких операций? Когда таких документов один или два, это можно не заметить, но когда один и тот же файл используется снова и снова во многих бизнес-операциях, это может существенно помешать синхронизации версий.

В SAP DMS вы можете связать одну запись, содержащую документ, со многими операциями и даже модулями SAP. Это не только экономит место на сетевых дисках, но и обеспечивает постоянную синхронизацию и надежный контроль данных.

Специалисты LeverX легко внедрят SAP DMS в бизнес-процессы вашего предприятия и настроят его в соответствии с вашими требованиями. С их помощью вы убедитесь, что работа с документами может быть удобной и не отнимает много времени.