Как организовать конференцию просто и легко? Опыт UBI Конференц Холла

Часто, замахиваясь на масштабные мероприятия, организаторы сталкиваются с самыми различными проблемами, которые портят все впечатление о событии. Чтобы этого не произошло, UBI Конференц Холл составил небольшой свод правил, следуя которым организация конференции пройдет без сложностей.

Чек-лист по подготовке к конференции:

- Определите целевую аудиторию конференции.

- Выберите дату и время конференции (либо во второй половине будних дней, либо утром выходного дня).

- Подберите подходящую локацию. Широкий выбор площадок для мероприятий представлен на странице https://ubi-hall.com.ua/halls/. Необходимо, чтобы локация была просторной, а также имела свою парковку.

- Определите приблизительное количество участников.

- Подумайте, что вы можете оплатить самостоятельно, а на что потребуются средства спонсоров.

- Привлеките партнеров.

- Установите цены на билеты. Тут стоит сказать, что нужно подойти к этому вопросу достаточно серьезно. Не занижайте цену билетов, чтобы получить больше участников, так у вас будет много нецелевой аудитории.

- Запустите регистрацию на конференцию. Чтобы увеличить продажи, ранняя регистрация участников может быть вознаграждена скидками.

- Решите, какие темы хотите осветить на конференции.

- Найдите экспертов в этих темах и предложите им участие в вашем мероприятии.

- Взаимодействуйте со спикерами: расскажите, сколько должно длиться их выступление, какие вопросы должны быть освещены, попросите их заранее прислать вам тезисы своего доклада и презентацию.

- Составьте план выступлений.

- В случае если спикеры приезжают с другого города или страны, обеспечьте им условия проживания. Для этого можно обратиться в специализированную компанию. Например, компания UBI Конференц Холл предоставляет полный конференц-сервис, начиная с аренды площадки для мероприятия, заканчивая помощью с проживанием участников события, рекламным сопровождением и многим другим. На странице https://ubi-hall.com.ua/ можно прочитать больше о предоставляемых услугах.

- Предусмотрите кофе-брейки и обеды.

- Рассчитайте время мероприятия так, чтобы гости не были вынуждены долго ждать выступления.

- Запустите рекламу события. Можете создать кампанию в социальных сетях, сделать e-mail рассылку, прозвонить партнеров и спонсоров, договориться о публикации рекламных материалов в СМИ, подключить блогеров.

- Если необходимо, возьмите в аренду все необходимое техническое оснащение.

- Договоритесь с арендаторами площадки, чтобы вам выделили сотрудников, отвечающих за исправность техники. Например, арендуя зал для конференций по ссылке https://ubi-hall.com.ua/halls/business/, вы можете также заказать техническое сопровождение, чтобы быть уверенным, что у вас не возникнет никаких проблем во время самой конференции.

- Определите ответственных за выполнение тех или иных задач на мероприятии.

- Сделайте несколько столов для регистрации участников, чтобы ускорить процесс пропуска на событие.

После конференции разошлите участникам фотографии с мероприятия, тезисы с выступлений и т.д.

Надеемся, советы помогут вам в вашей работе!