Что такое кадровый электронный документооборот

Одной из установленных законом обязанностей работодателя является ведение личных дел сотрудников и их хранение в безопасных условиях. Несомненным помощником в выполнении этого законодательного требования является КЭДО, который позволяет создавать и собирать документы сотрудников в цифровом варианте, а также быстро и легко осуществлять поиск в электронном архиве.

Электронное дело сотрудника представляет собой не что иное, как электронную копию бумажных документов из личного дела сотрудника, в которых хранятся:

• документы, собранные в связи с приемом на работу работника,

• документы о прохождении трудовой деятельности в данной организации,

• документы, связанные с прекращением трудовых отношений с работодателем.

Электронная папка не только полностью заменяет бумажную версию, но и значительно превосходит ее по своим функциональным возможностям. Прежде всего, это гарантирует авторизованным пользователям быстрый и удобный доступ к электронной системе. В свою очередь, лица, ответственные за документацию сотрудников, на постоянной основе отслеживают, кто и когда использовал те или иные документы, что обеспечивает полный контроль над их обращением в организации.

Цифровое личное дело в кадровом электронном документообороте – выгодное решение для малых и крупных предприятий

Как малые предприятия, так и крупные корпорации нанимают сотрудников и, таким образом, собирают и обрабатывают огромное количество документов, поэтому электронное дело является идеальным решением, которое приносит множество преимуществ для каждого учреждения.

Хотя надо признать, что функциональность ведения личных дел в цифровом варианте должна особенно цениться крупными предприятиями с рассредоточенной организационной структурой и с огромным количеством сотрудников, где документация создается во многих труднодоступных местах, что значительно усложняет ежедневное решение кадровых вопросов. Благодаря электронному файлу файлы всех сотрудников находятся в одной и защищенной системе, доступ к которой всегда возможен.

Почему стоит хранить дела сотрудников в цифровой версии КЭДО от HRlink?

Повышение эффективности работы – управление цифровыми личными делами, несомненно, способствует повышению эффективности работы сотрудников отдела кадров данной организации. Быстрый поиск документов и доступ к ним уполномоченных лиц без необходимости покидать рабочее место упрощает повседневную административную работу.

Полнота документации сотрудников – все документы хранятся в одной системе, доступ к которой возможен в любое время и в любом месте. Благодаря внедрению электронного файла мы можем быть уверены, что никакие данные не будут потеряны, а управление документацией будет быстрым и легким.

Возможность каталогизации документов– Электронная папка позволяет каталогизировать различные документы на основе заданных пользователем критериев. Благодаря этому функционалу управление документацией и поиск конкретных данных в электронной системе намного проще и быстрее.

Снижение затрат – ведение бумажных записей приводит к значительным затратам. Они включают покупку бумаги, распечатку или хранение документов, часто во внешних архивах. Электронная папка устраняет все эти проблемы, а значит – снижает связанные с ними расходы.

Гарантия безопасности – данные, хранящиеся в цифровом виде, полностью безопасны, благодаря системе ролей и разрешений, обеспечивающей доступ к конфиденциальным данным только уполномоченным лицам. Работодатель также не должен беспокоиться о том, что личные файлы будут уничтожены в результате случайных событий, таких как пожар или наводнение.

Улучшение качества документа – со временем бумага стареет, желтеет, а чернила начинают тускнеть, что затрудняет чтение документа. Электронные файлы, вне зависимости от времени нахождения в цифровом архиве, остаются неизменными.

Оцифровка личных дел сотрудников в КЭДО от HRlink – простое и удобное решение для каждой компании, повышающее эффективность работы и способствующее повышению безопасности и снижению затрат в организации.