Что вы должны знать о кадровом электронном документообороте

Сегодня компании работают в совершенно новых реалиях. Часть сотрудников находится на месте, часть работает удаленно. Поэтому для компаний как никогда важно разработать эффективные способы оцифровки и эффективного управления кадровыми бумажными документами.

В основе системы управления документами лежит тип программного обеспечения, которое собирает, хранит, извлекает и доставляет цифровые документы. Здесь могут возникнуть вопросы: в чем конкретно преимущества электронного документооборота, как он выглядит в организации и как правильно внедрить такую ​​систему КЭДО?

В современных компаниях основой должен стать кадровый электронный документооборот. Однако для того, чтобы он был эффективным и действенно помогал в ведении бизнеса, необходимы два фактора: правильная реализация и качественная цифровая платформа.

Благодаря этому вы и ваши сотрудники сможете не только создавать документы, которые будут полностью электронными, но и импортировать бумажные оригиналы прямо со сканера.

Электронный поток документов означает, что единственное действие, которое должен выполнить пользователь, — это создать документ, заполнив простую форму, например, заявление на отпуск, а программа гарантирует, что документ дойдет до нужных людей, отправив уведомления по электронной почте. Электронный документооборот в компании позволяет точно определить, кто имеет к ним доступ.

Преимущества электронной кадровой документации

КЭДО от HRlink – неотъемлемая, очень обширная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в бумажной записи или ее обработке могут привести к большим штрафам и санкциям со стороны регулирующих органов.

Какие еще преимущества управления документами есть у КЭДО от HRlink? Электронный –документооборот минимизирует основные угрозы в этой сфере, обеспечит необходимый уровень конфиденциальности и в то же время доступность необходимой информации. С помощью рабочего процесса вы сможете:

• • Сохранять личные карточки сотрудников;
  • Документировать все перемещения персонала;
  • Вести архив учета уволенных сотрудников;
  • Организовать кадровый резерв;
  • Управлять штатным расписанием и должностными инструкциями;
  • Легко распечатать любую форму отчета.

Электронная документация сотрудников – это намного проще, безопаснее и удобнее

Ведение бизнеса предполагает постоянное развитие. Если мы думаем о будущем нашего бизнеса, мы не должны ни убегать от изменений, ни бояться их. Каждый из них – это возможность для нас в полной мере использовать потенциал как самой компании, так и ее сотрудников.

Зачем усложнять себе жизнь и тратить время на традиционную документацию, когда весь процесс может быть намного проще? Не будем защищаться от модернизаций, даже если до сих пор прекрасно обходились без них. Внедрение кадрового электронного документооборота в работу вашей компании станет первым важным шагом в этом направлении.