Как поддерживать рабочую атмосферу в офисе

Несмотря на множественный переход к удалённой работе, большинство рабочих мест остаются в условиях офиса. Комфортная атмосфера в офисных условиях – это важная деталь, которая помогает сотрудникам чувствовать себя уверенно, быть более заинтересованными в высоких результатах и поддерживать мотивацию оставаться дольше на рабочем месте.

Рабочая атмосфера, основные понятия

Рабочая атмосфера – это один из способов подчеркнуть авторитет руководителя. Руководящему звену нужно не упускать из вида этот фактор влияния. Забота о сотрудниках, психологическом и физическом комфорте повышает значимость руководства.

Даже самая лучшая работа не будет в приоритете без проработанной рабочей атмосферы. Комфортный микроклимат – это среда, в которой сотрудники осуществляют рабочую деятельность.

Микроклимат складывается из нескольких звеньев:

• место выполнения трудовых задач;
• психологическая обстановка, взаимодействие с коллективом и руководителем;
• дополнительные элементы: уютная обстановка, доступ к напиткам (чай, вода, кофе), качественная удобная офисная мебель, дизайн интерьера.

Рабочая атмосфера является фактором мотивации сотрудника. Несмотря на то что мотивация – внутренний фактор и зависит он от психофизиологического состояния человека, воздействовать на мотивацию можно внешне. Рабочая атмосфера в офисе складывается в большой пазл из множества мелких факторов.

Корпоративная культура

Для того чтобы человек лучше работал, ему важно чувствовать себя частью команды. Единый бренд, общая концепция, цели, понимание ответственности за свой вклад в трудовой процесс – всё это задача руководителя.

Руководитель закладывает основы корпоративной культуры. Как лицо компании, он создаёт атмосферу офиса. Как общаются между собой сотрудники – официально, или дружески? Можно ли свободно общаться с руководителем – это общение исключительно по поводу работы, или допустимо обсудить досуг? Большая часть правил не имеют письменного выражения. Новые члены коллектива знакомятся с ними по факту.

Как создать рабочую атмосферу

Разберём физическую сторону комфортной рабочей атмосферы в офисе:

• Освещение. В зависимости от характера деятельности, существуют нормативы света. Например, при работе с чертежами в большом офисе поддерживают освещение 500 лк, офисам со свободной планировкой достаточно 400 лк, в офисах с компьютерами требуется 200-300 лк. Для коридоров достаточно до 100 лк. Правильно подобранное освещение снижает нагрузку на зрительный аппарат сотрудников и помогает сохранить зрение при длительной работе, уменьшить количество ошибок, повышает продуктивность, улучшает психологический микроклимат. При игнорировании требований освещения у сотрудников могут возникать головные боли напряжения и снижаться работоспособность.
• Оптимальная температура. Для хорошего самочувствия в офисе поддерживают температуру от 22 до 24 ℃ - для тёплого времени года. Санитарные нормы для офисных помещений находятся в интервале от 20 до 26 ℃. Если работа сопряжена с тяжёлым физическим трудом, то поддерживают температуру от 13 до 21 ℃. Отрегулировать температуру можно с помощью кондиционеров, вентиляторов, возможности открыть окна. Каждый человек индивидуален – часто в офисах идёт борьба между теми, кому «всегда жарко» и «всегда холодно». В идеале каждый сотрудник должен иметь возможность создать себе комфортную температуру на рабочем месте. Спорные вопросы ложатся на руководителя, и не стоит их игнорировать – при некомфортной температуре на рабочем месте у сотрудников может болеть голова, меняться артериальное давление, что ухудшает работоспособность.
• Дизайн и мебель. Мебель должна быть комфортная и функциональная. Каждому сотруднику нужен просторный рабочий стол с достаточным количеством места для размещения рабочих принадлежностей. Стол могут дополнять тумбы – сотрудники используют их для предметов частого использования (также тумбы могут быть предметом интерьера – там размещают атрибутику компании или украшают комнатными растениями). Важная составляющая – удобные стулья и кресла для сотрудников с учётом нескольких дополнительных кресел для посетителей офиса. Комнаты ожидания также должны быть оборудованы под клиентов (это важно: клиент, ожидающий приёма на старом сломанном стуле, наверняка придёт к сотруднику с испорченным настроением, что усложнит взаимодействие). Удобные, крепкие, надёжные шкафы должны оснащать офис. Важно рассчитывать нагрузку при выборе шкафов – для документов и тяжёлых папок выбирают оборудование с полками, которые выдержат большой вес. Также в современном офисе должен быть гардероб – вешалки с нагромождением одежды остались в прошлом. Удобными современными гардеробными оснащают также зону для посетителей. При проработке дизайна обращаются к профессиональным компаниям – визуал офиса поддерживают в едином стиле. Также мебель желательно заказывать у одной фирмы, которая занимается офисным оснащением (домашние тумбочки и табуретки неуместно использовать для оформления рабочего пространства). В первую при подборе мебели очередь обращают внимание на комфорт сотрудников – мебель должна регулироваться под индивидуальные параметры.
• Чистота и порядок. Параметр, который непосредственно влияет на рабочую атмосферу, комфорт и результативность. Научные исследования подтверждают, что беспорядок на рабочем месте отвлекает, раздражает и мешает сосредоточиться. Единицы сотрудников могут сохранять продуктивность в состоянии хаоса. Часть сотрудников способна работать, независимо от обстановки, однако большинству людей требуется чистота и порядок в офисе. Грязь и пыль создают визуальный шум и провоцируют стресс, нарушающий эффективность. Чистота на рабочем месте повышает психологический комфорт, который улучшает микроклимат коллектива. Задача руководителя, который заинтересован в поддержке рабочего настроения и эффективности труда сотрудников – обеспечить регулярную чистоту офисного пространства. Регулярная уборка офиса, привлекательный вид рабочего места способствуют повышению производительности труда. Если сотрудникам некомфортно в офисе, котором они проводят большую часть времени, возникают риски текучки кадров. Также неухоженный офис с грязными рабочими местами и техникой будут отталкивать новых кандидатов. Помимо сотрудников, обращают внимание на чистоту и посетители, клиенты. Вряд ли новый клиент вернётся, если офис отталкивает неприятными запахами, небрежным видом. Ухоженное рабочее пространство стимулирует сотрудников следить за собственным внешним видом и улучшает дисциплину. По опросам сотрудников, туалет чаще всего выделяют как место, которым они не удовлетворены. Невозможность удовлетворить естественные потребности в чистом и уютном месте ухудшает настроение сотрудников и портит общее впечатление о месте работы. Туалетным комнатам следует уделять особое внимание и содержать их в чистоте с помощью дополнительных визитов уборщицы или регулярных услуг клининговой компании.

Поддержка рабочей атмосферы. Психологические факторы

Общее состояние и здоровье зависят от условий труда и созданной обстановки. Но психологический климат в коллективе влияет на продуктивность.

Для комфортной психологически рабочей атмосферы, можно использовать следующие инструменты:

• Тимбилдинг – организация отдыха в рамках офиса. Мероприятия, на которых все сотрудники одеваются в одежду определённой тематики, мастер-классы по рисованию, кулинарные занятия, на которых сотрудники совместно готовят еду и дегустируют. Такой отдых сплачивает коллектив. В России тимбилдинг набирает обороты. Существуют организации, проводят офисные мероприятия. Они берут процесс на себя, предлагают программу, формат досуга - онлайн или офлайн.
• Совместное посещение тренингов и профильных обучений. Особенно важно организовать возможность повышения навыков для младших сотрудников, которые чаще всего чувствуют себя менее ценными для компании.
• Организация адаптации для новеньких. Комфортному вливанию в коллектив может способствовать грамотно разработанная адаптация, в которой должен участвовать руководитель. По статистике, без помощи в адаптации, новички уходят с работы в течение первого месяца. Если задержать сотрудника хотя бы на 45 дней, вероятность увольнения снижается на 20-30%.
• Мониторинг психологического состояния. Большинство офисных руководителей игнорируют психологическое состояние коллектива и начинают решать проблемы только после серьёзных инцидентов. Специальные опросники, периодическое приглашение психолога могут помочь в профилактике проблем.
• Поощряют личное общение. Современная коммуникация преимущественно строится на электронном общении – диалог идёт по электронной почте или в мессенджерах. С одной стороны, такая коммуникация ускоряет общение, с другой – сообщения не передают эмоций и приводят к искажению восприятия. Общение с коллегой за соседней стенкой лучше сделать личным (таким образом, сразу дойдёт верная информация).
• Забота о личной жизни сотрудников. Личная жизнь – часть психологического комфорта, которая непосредственно влияет на качество и мотивацию сотрудников. Грамотный баланс между работой и семьёй можно создать с помощью разработки мероприятий, в которых могут участвовать члены семьи сотрудников, а также установить график гибких отпусков и возможность периодической удалённой работы.

Реклама ИП Кузнецов Денис СергеевичИНН 631504875707

Дмитрий Кириллов

Поделиться:

Поделиться: