12,79₽
99,63₽
92,45₽

Автоматизация бизнеса: как снизить затраты и улучшить качество услуг

Опыт успешных компаний и советы от профессионалов

21 января 2022

Вопрос оптимизации затрат и расширения за счёт собственных ресурсов встаёт на разных этапах перед любым бизнесом. Но современные технологии в последние годы позволили найти решение этих проблем с помощью автоматизации рутинных процессов, которая освобождает время и ресурсы для более важных задач. Рассказываем, как это работает, зачем может пригодиться и с чего начать.

Фото с сайта pixabay.com.

Что такое автоматизация?

Если говорить об автоматизации в общих чертах, то это передача неких рутинных функций персонала автоматизированным системам, что стало возможным благодаря развитию технологий. Многие ассоциируют этот механизм с некой «волшебной палочкой», решающей все проблемы.

Автоматизация бизнеса – это процесс внедрения и эксплуатации специализированных устройств и программ для оптимизации трудовых и производственных ресурсов, позволяющих наращивать эффективность всех бизнес-процессов. К бизнес-процессам, в свою очередь, можно отнести практически любые действия, направленные на производство, сбыт продукта и поддержание нормального функционирования бизнеса. Управление этими процессами является одной из ключевых организационных систем.

Комментарий эксперта: эксперт по автоматизации «Гэндальф» Юлия Каткова:

Обычно в первую очередь автоматизируют бухгалтерию. После этого начинается другой виток — автоматизация управленческого блока. Руководители хотят отслеживать бюджетирование, экономию, выстраивать планирование. Чтобы контролировать — нужно автоматизировать. Автоматизация в режиме реального времени предоставляет полную информацию о ресурсах, мощностях и сбыте, а также даёт возможность вовремя реагировать на «тонкие» места. В прошедшем году особой популярностью пользовались программы электронного документооборота, сервисы для удаленки и дистанционных работ.

Фото с сайта pixabay.com.

Зачем бизнесу нужна автоматизация?

Первый вопрос — для каких задач бизнесу требуется автоматизация. Её плюсы очевидны — от сокращения времени на принятие решений до оптимизации расходов и отсутствия ошибок, связанных с человеческим фактором. При этом стоит понимать, что требования к автоматизации будут разные для предприятий разных масштабов и из разных сфер. У небольшого ИП — один уровень потребностей, у крупного предприятия — другой и, соответственно, другие зоны внедрения.

Комментарий эксперта: директор по работе с государственным и корпоративным сегментом «Ростелеком» Александр Токарь:

— Ещё лет 7 назад АТС с голосовым меню и переадресацией могли себе позволить только крупные компании. Сейчас услуга доступна любому ИП. Например, водитель, который занимается перевозками, может настроить себе голосовое меню и переадресацию на мобильный. И, даже разместив объявление на Avito, он будет восприниматься как надёжная транспортная компания: с городским номером, быстрым ответом на звонок и фирменным приветствием.

Бизнес созрел для цифровизации, причём все его сегменты. Сегодня компании решают одну главную задачу: внедрить больше цифровых инструментов в процесс взаимодействия с клиентами, для того чтобы улучшить сервис и увеличить продажи.

Одним из вариантов продолжения роста и развития компании может стать автоматизация процессов с использованием API (автоматизированного программного интерфейса) банка.

Рассмотрим возможности API на примере бесплатного API от Тинькофф. Программный интерфейс позволяет:

  • получать информацию о платежах в своей CRM и не проверять выписки или личный кабинет;

  • выставлять счета из 1С или своей CRM;

  • быстро верифицировать клиентов;

  • сверять поступления и выставленные платежи;

  • видеть выписки в своей системе;

  • автоматизировать выплаты.

Система позволяет автоматизировать рутинные процессы, освобождая время для важных задач.

Фото с сайта pixabay.com.

Что можно автоматизировать в бизнесе?

Абсолютно всё, а если точнее, то всё, что имеет смысл в автоматизации. Речь как о внутренних процессах, так и о порядке взаимодействия с клиентами и партнёрами. Так, к примеру, любой бизнес сталкивается с отправкой платёжных поручений, получением банковских выписок или с интеграцией зарплатных проектов. Процессы автоматизации показывают себя успешно и в обработке массовых клиентских заявок, и при анализе большого количества данных.

Рассмотрим для примера процесс коммуникации между клиентом и компанией, предоставляющей сервис по подписке. Если у клиента закончились средства на счете, то он не получит доступ к сервису, пока не оплатит очередной период и ему не откроют подписку вручную. Между оплатой и открытием доступа к сервису может пройти достаточно много времени из-за разных факторов: запрос счёта в последний день, затем ещё несколько дней на выставление счёта, долгое зачисление оплаты и так далее. В этот период клиент не сможет пользоваться услугами, а в худшем случае будет даже нести расходы из-за простоя.

Чтобы решить проблему долгого поступления денег, можно использовать API от Тинькофф для быстрых платежей от юрлиц. Благодаря данной технологии, не придётся ждать зачисления: компания узнаёт, что клиент оплатил счёт, и автоматически продлевает подписку на свой сервис.

Кроме того, с помощью API Тинькофф можно автоматизировать обмен данными (получение выписок и баланса счетов по своей компании и клиентам Тинькофф), приём платежей, операции по счёту, верификацию клиентов и другие бизнес-процессы.

Фото с сайта pixabay.com.

Как измерить эффективность автоматизации?

Эффективность автоматизации измеряется в зависимости от автоматизированного блока. Это может быть увеличение скорости обработки и передачи отчётности, сокращение затрат подразделений, сокращение расходов на материальные ресурсы (если всё учтено, то компания повторно или по ошибке не закупит материалы), снижение числа жалоб или обращений в службы поддержки. Для эффективной оценки работы автоматизированных систем необходимо выполнение двух обязательных условий:

  1. Компания должна действительно пользоваться внедренными системами автоматизации.

  2. Для сравнения показателей нужно сделать замеры эффективности до автоматизации.

Комментарий эксперта: руководитель проектного офиса СДЭК Максим Карпин:

— Как было раньше с выдачей посылок? Клиент получал SMS-сообщение с номером заказа. Затем приходил в пункт выдачи заказов, где называл оператору 10-значный номер. Оператор вручную вводил в базу, сверял с паспортом клиента, распечатывал квитанции. Клиент заполнял квитанцию, расписывался и в итоге получал посылку. По времени это занимало в среднем от двух минут, но часто возникали такие проблемы, как ошибки клиента при заполнении квитанции, либо клиент забыл паспорт и пытался получить посылку по другим документам, или по скану на своем смартфоне. Всё это могло существенно увеличить время выдачи посылки. Теперь клиент получает SMS-сообщение со ссылкой на штрихкод, который оператор просто сканирует, и посылка автоматически находится в базе. В итоге скорость обработки со стороны оператора сократилась в разы — до 30 секунд. Кроме того, этот способ выдачи значительно безопаснее. У нас получается фактически бесконтактная выдача: клиент не стоит долго в очереди, не заполняет ничего ручкой. В условиях пандемии — это ещё один дополнительный плюс автоматизации.

Фото с сайта pixabay.com.

Несколько шагов для успешного запуска автоматизации

С каждым годом количество компаний, желающих внедрить автоматизацию в свой бизнес, стремительно увеличивается. Только в Тинькофф Бизнесе количество клиентов в 2021 году выросло вдвое по сравнению с 2020-м.

Однако прежде, чем подключать API, надо выяснить две важные вещи. Во-первых, убедиться в возможности быстрого подключения. Если у бизнеса есть свой разработчик, ему предстоит найти на сайте необходимую документацию — она должна быть подробной и понятной. Тогда всё настроится за пару дней. Если в штате компании нет разработчика, нужно узнать, есть ли у выбранной сторонней компании техническая поддержка, которая поможет с подключением. Хорошо, если специалисты будут открыты к диалогу, а не просто направят инструкцию. В Тинькофф Бизнесе вся информация открыта, её можно изучить в любой момент без официального запроса в банк. Если не получается подключиться к сервису API самостоятельно, поддержка банка поможет с решением проблемы.

Во-вторых, необходимо определиться со стоимостью. API — это технология банка, поэтому у него есть право продавать или отдать продукт бесплатно. У Тинькофф API бесплатное, поэтому никаких лишних затрат не потребуется. В других банках условия могут быть иными. Поэтому при планировании автоматизации стоит заранее узнать подробности работы поставщика API, и, если потребуется, заложить расходы в бюджет.

Комментарий эксперта: Леонид Назаров, руководитель управления продуктов «Тинькофф Бизнеса»

— Сегодня тренд на автоматизацию работы бизнеса выражен особенно сильно. Дело в том, что всё больше предпринимателей начинают чувствовать не только безопасность и удобство использования автоматизации процессов компании, но и финансовые выигрыши. Для успешного внедрения технологий нужно, во-первых, выделить рутинные процессы внутри организации: практически, в каждой компании, есть человек, который приходит на своё рабочее место и делает одно и то же изо дня в день, а значит его процесс можно автоматизировать, а его самого переключить на другие задачи. Во-вторых, нужно просчитать, сколько средств удастся сэкономить и оценить целесообразность нововведений. В расчётах не стоит забывать и о факторе человеческих ошибок, от которого автоматизация позволит уйти. И, наконец, необходимо выбрать компанию, которая поможет наладить автоматизацию.

Лучше владельца бизнеса его сферу не знает никто. От правильно поставленных задач во многом зависит успех процесса, поэтому необходимо регулярно уделять время изучению кейсов внутри компании и правильно формулировать цели при любой реорганизации.

Узнать больше о возможностях Тинькофф Бизнес и проконсультироваться со специалистом.

Поделиться: