Ошибки в оформлении командировки

При отправке работников в служебную командировку сотрудники бухгалтерии неизменно сталкиваются с многочисленными проблемами и требованиями законодательства, не всегда лежащими на поверхности. Разберем характерные случаи, при которых возникают ошибки или конфликтные ситуации с подотчетными лицами.

Командировка по месту прописки

Предприятие, где трудится сотрудник, размещается в г. Витебске, а зарегистрирован работник в г. Полоцк.

Работник направлен в командировку в Полоцк на твое суток. Нужно ли ему возмещать расходы по найму жилья на это время? Нужны ли гостиничные чеки?

Ст. 91 ТК гласит, что командировкой является поездка сотрудника по указанию нанимателя на некоторый срок в другую местность с целью выполнения служебного поручения за пределами места, где он работает постоянно.

Отсюда следует, что место командировки является другой местностью относительно места постоянной работы работника.

В соответствии с ч. 1 п. 15 постановления Совета Министров от 19 марта 2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения… при служебных командировках» возмещение затрат по найму жилья при командировках в пределах РБ выполняется с даты приезда к месту служебной командировки и по дату отъезда оттуда в размерах, закрепленных в приложении 1, без предоставления документального подтверждения.

Значит расходы по найму жилья возмещаются применительно к месту командировки.

Место регистрации(прописки) сотрудника не имеет значения и не учитывается при расчете командировочных рас­ходов.

За счет принимающей стороны

Время от времени организации вып­лачивают сотруднику излишние суточные, из-за чего возникает искажение расходов, подлежащих учету при налогообложении.

Рассмотрим случаи, когда выплата суточные не предусмотрена.

В соответствии с ч. 2 п. 20 вышеупомянутого постановления № 176 в ситуации, когда принимающая сторона, приглашая командированного, принимает на себя затраты, связанные с его обеспечением транспортом и питанием, нап­равляющая сторона не должна выплачивать суточные. Это не касается суточных, полагающихся за время, проведенное в пути.

Направляющая сторона не выполняет выплат суточных, если условиями международного мероприятия предусмотрен трансфер до вокзала и с вокзала, а место, где проводится мероприятие, и место проживания командированного сотрудника, совпадают.

В данной ситуации суточные за время в пути в день прибытия к месту назначения, начисляются с учетом дней, в которые затраты командированного сотрудника покрывает принимающая сторона.

Оплата личной картой

Часто командированные сотрудники, не учитывая последствий, оплачивают гостиницу, билеты, питание личной бан­ковской картой. Это также может породить серьезные проблемы.

Так, начальник маркетингового отдела за 2 авиабилета расплатился личной банковской картой.

Согласно правилам аванс на расходы во время командировки выдается каждому командированному сотруднику.

Является допустимым, что, заручившись письменным согласием командированных работников, один из командировочных работников может оплачивать расходы всех работников, участвующих в командировке, с корпоративной дебетовой карты.

Он может оплатить проезд к месту командировки и обратный проезд, найм жилья (регулируется Инструкцией № 117, утвержденной Нацбанком).

Когда аванс выдан одному сотруднику для оплаты расходов всех работников, все расходы попадают в отчет об истраченных суммах работником, производившим их оплату корпоративной дебетовой картой.

Отчет о расходах сдается после завершения командировки с указанием всех расходов по каждому сотруднику, принимавшем участие в командировке.

При этом хотя авиабилеты на каждого сотрудника имеются, нет документов, доказывающих оплату по каждому работнику.

Такими документами могут быть:

  • счет предприятия (если оплата производилась  корпоративной карточкой);
  • выписка с личного счета сотрудника, предъявленная им (при оплате авиабилета с помощью интернет-банкинга) или в случае оплаты наличными кассовый чек. 

Отсутствие платежных документов у второго сотрудника не дает возможности компенсировать ему затраты по авиабилетам. Начальнику отдела маркетинга также будет возмещен лишь один авиабилет, поскольку оплата производилась личной картой, а не корпоративной картой организации..

В последующем, направляя сотрудников в командировку, бухгалтерия долж­на разъяснить им, как необходимо выполнять расчеты, находясь в командировке, и какие документы должны быть предоставлены в бухгалтерию во избежание казусов при оформлении отчетности